女子部イベント！チャットツールやタスク管理、テレワークでもITを使って楽しく業務効率化！

RPACommunityの女子部で開催したイベント「ITを使って業務自動化・効率化！」のレポートをお届けします。

目次
はじめに
- RPALT女子部～ITを使って業務自動化・効率化！～概要
運営メンバーの1minプレゼン
ライトニングトーク
- 発表者
- 発表内容
まとめ
- 最後はみんなで集合写真
- イベントの様子

はじめに

RPALT女子部～ITを使って業務自動化・効率化！～概要

RPALT女子部の今回のテーマは、「ITを使った業務自動化・効率化」です。2020年12月21日(月)にオンライン開催しました。

「リモートワーク時代のコミュニケーション方法」や「イクルス（ECRS）」の効率化手法から、RPAツール「A2019」や「Teamsを使ったタスク管理ツール」といったツールを使った具体的な業務効率化まで、どれも勉強になる内容ばかりでした。
今回は運営メンバーからの「1minプレゼン」も用意し、様々な「業務効率化」について学びました。

https://twitter.com/aki8h3/status/1340969016274288640

運営メンバーの1minプレゼン

たまいさん

「Googleスプレッドシート」と「Googleチャット」を使って、メンバーと共同編集できる案件管理の仕組みを作りました。これ1つあれば、進捗を聞かれたときに即提出できたり、報告書が必要な時に即連携できたりと、様々なシーンで活用することができます。
詳細はこちらのnoteをお読みください。

みさみささん

テレワークをきっかけに、コミュニケーションツールを1つに集約しました。テレワーク開始時は、SkypeやSharePoint、Outlook等それぞれのアプリで使い分けていましたが、不便さを感じ、Teamsで一元管理することにしました。タブとして管理できるので、チャット機能やファイル共有等をTeams上で完結できるようになり、コミュニケーションも取りやすくなりました。

あやや

アイデアを洗い出し、視覚化する「マインドマップ」の作成手助けツール「Xmind」を紹介。ロボットにはできない「思考」を手助けするための効率化ツールです。RPA導入の必要性を上司や他部署に伝えたいとき、ブログで自分の想いを発信したいときに活用してみてください。

ライトニングトーク

発表者

発表内容

初めての「ECRS（イクルス）」 -年賀状リストとBizRobo!- Tokoさん

RPA女子のTokoさんは、「効率化＜ロボット」という程のRPAロボット好き。今回の登壇をきっかけに、効率化について学んで実践しました。「ECRSの原則」という業務改善のフレームワークを採用。「新年の準備」を「Eliminate（排除）→Combine（結合と分離）→Rearrange（入替と代替）→Simplify（簡素化）」の流れに沿って業務整理し、スマートな「年賀状作成ロボット」を実現しました。

TeamsのPower Virtual Agentを使って自分が使いやすいタスク管理を作ってみた桑田沙耶加さん

沢山あるタスク管理アプリですが、既存のアプリだと「ここがイマイチ」「あの項目が足りない」等の要望が出てきて、結局最初だけ使って後は放置してしまっていました。そこで、自分で作ったものだと使い続けるのではないかと、自作することに。Power Virtual Agentsを使ってチャットボットで入力したタスクを、Power AutomateでDataverseにデータ格納するという仕組みを実装しました。自分が使いやすく、チームメンバーとタスクを共有することもでき、幅広く使えるアプリとなりました。

小さな工夫で効率化をもっと効率的に佐野千紘さん

オートメーション・エニウェア・ジャパンの佐野さんからは、「効率化を上げるための小さな工夫」Tipsをご紹介。処理が長々と書いてあると読み込んで理解する必要がある為、「Step」を使って意味単位で括り説明をつける。変数のネーミングルールを設けて、一見して変数の目的や中身が分かるよう命名する等、知っておくと便利で、保守性も上がるTipsが紹介されました。

リモートワーク時代のコミュニケーションを考える引間明子さん

コロナ禍で、転職をした引間さん。面接も初出社もオンライン、2～3か月は社内のメンバー誰にも会わずにリモートワークでした。そこで感じたのが、初対面の人とのオンラインのみでの関係構築が大変だということ。そんな引間さん自身が実践して分かった、「主語を抜かない」「こまめに確認する」といった丁寧なコミュニケーション法や、利用用途に応じたツールの使い分け等、オンライン上のコミュニケーションで大切なことを紹介。リモートワーク時代だからこそ、自分からのこまめな発信が必要とのことでした。